روایت تازه از آشنایی کامل با محیط کاربری مایکروسافت ورد

آشنایی کامل با محیط کاربری مایکروسافت ورد

در این مطلب نکات مهم و اطلاعات مرتبط با این موضوع را مرور می‌کنیم.

در قسمت قبل، با چیستی مایکروسافت ورد و اهمیت یادگیری آن در دنیای حرفه‌ای آشنا شدیم. حال که تصمیم گرفته‌اید این ابزار قدرتمند را یاد بگیرید، وقت آن رسیده است که وارد «اتاق فرمان» شوید. وقتی برای اولین بار نرم‌افزار ورد را باز می‌کنید، با انبوهی از منوها، دکمه‌ها و کادرهای رنگارنگ مواجه می‌شوید که ممکن است در نگاه اول کمی گیج‌کننده باشند. اما نگران نباشید؛ تمام این ابزارها برای راحتی شما طراحی شده‌اند. در این مقاله، قصد داریم تمام بخش‌های محیط کاربری ورد را کالبدشکافی کنیم تا بدانید هر بخش کجاست و چه وظیفه‌ای دارد.

تصور کنید وارد یک آشپزخانه صنعتی شده‌اید اما نمی‌دانید چاقو کجاست و فر چگونه روشن می‌شود. قطعا آشپزی سخت خواهد شد! محیط کاربری ورد (UI) نیز همین‌طور است. اگر مکان ابزارهای اصلی را بشناسید، سرعت تایپ و ویرایش شما چندین برابر می‌شود. بسیاری از کاربران ورد، ساعت‌ها وقت خود را صرف گشتن به دنبال یک گزینه ساده می‌کنند، فقط به این دلیل که با ساختار محیط کاربری آشنا نیستند.

وقتی فایل ورد را باز می‌کنید، با صفحه‌ای مواجه می‌شوید که از چندین بخش کلیدی تشکیل شده است. بیایید از بالا به پایین این بخش‌ها را بررسی کنیم:

این نوار کوچک در بالاترین قسمت سمت چپ (یا راست، بسته به زبان ویندوز) قرار دارد. اهمیت این نوار در این است که همیشه در دسترس شماست، حتی اگر بین سربرگ‌های مختلف جابجا شوید.

در مرکز بالای صفحه، نوار عنوان قرار دارد که نام فایل و نام نرم‌افزار را نشان می‌دهد. اگر فایلی را هنوز ذخیره نکرده باشید، نام آن به‌صورت پیش‌فرض “Document1” است.

رعایت اصول درست و استفاده از تجربه‌های کاربردی می‌تواند نتیجه نهایی را بهتر کند.

این مهم‌ترین بخش ورد است. ریبون شامل چندین “سربرگ” (Tab) است که هر کدام دسته‌بندی خاصی از ابزارها را در خود جای داده‌اند.

اگر خط‌کش را در بالای صفحه یا سمت چپ نمی‌بینید، باید آن را فعال کنید. خط‌کش به شما کمک می‌کند تا فاصله متن از لبه‌های کاغذ (Indent) و محل قرارگیری تب‌ها (Tabs) را به‌صورت چشمی و دقیق تنظیم کنید. برای فعال‌سازی آن به سربرگ View بروید و گزینه Ruler را تیک بزنید.

بزرگ‌ترین بخش صفحه که در آن تایپ می‌کنید. این قسمت شبیه به یک کاغذ واقعی است که با دقت زیادی طراحی شده تا آنچه در صفحه می‌بینید، دقیقاً همان چیزی باشد که در چاپ مشاهده می‌کنید (به این ویژگی اصطلاحاً WYSIWYG یا “آنچه می‌بینید همان چیزی است که می‌گیرید” می‌گویند).

این نوار باریک در پایین صفحه قرار دارد و اطلاعات حیاتی را به شما می‌دهد:

بسیاری از کاربران از محیط شلوغ ورد شکایت دارند. شما می‌توانید با چند تنظیم ساده، فضای کاری خود را شخصی‌سازی کنید:

بسیاری از افراد با شناخت نکات مهم می‌توانند از اشتباهات رایج جلوگیری کنند.

اگر از ابزاری خیلی زیاد استفاده می‌کنید، می‌توانید آن را به سربرگ دلخواه خود ببرید. روی فضای خالی ریبون راست‌کلیک کرده و “Customize the Ribbon” را انتخاب کنید. این کار به شما اجازه می‌دهد تب‌های شخصی بسازید و فقط ابزارهایی که نیاز دارید را در آن قرار دهید.

اگر ساعت‌های طولانی تایپ می‌کنید، حتماً از تم سیاه (Dark Mode) استفاده کنید تا چشمانتان کمتر خسته شود. این گزینه در بخش File > Account > Office Theme قابل تنظیم است.

اگر می‌خواهید روی نوشتن تمرکز کنید و فضای بیشتری داشته باشید، می‌توانید ریبون را مخفی کنید. با زدن دکمه‌های Ctrl + F1 یا کلیک روی آیکون فلش کوچک گوشه سمت راست پایین ریبون، می‌توانید آن را جمع (Collapse) کنید.

ورد برای اینکه کاربر را غرق در گزینه‌ها نکند، ابزارها را منطقی دسته‌بندی کرده است. برای اینکه در این مسیر حرفه‌ای شوید، باید یاد بگیرید که “کجا را بگردید”:

حالا که با بخش‌های اصلی آشنا شدید، وقت آن است که دست‌به‌کار شوید. برای شروع، پیشنهادات زیر را در ورد اجرا کنید:

در کنار اطلاعات اصلی، توجه به جزئیات کوچک نیز تاثیر زیادی در موفقیت این کار دارد.

آشنایی با محیط کاربری ورد، اولین پله از نردبان مهارت است. ممکن است هنوز ندانید چگونه جدول‌های پیچیده بکشید یا فهرست خودکار بسازید، اما همین که بدانید هر ابزار کجاست، نصف راه را رفته‌اید. ورد یک نرم‌افزار هوشمند است که با شما رشد می‌کند. هر چقدر بیشتر با منوهای آن کلنجار بروید، بیشتر متوجه منطقِ پشتِ طراحیِ آن می‌شوید.

در مقاله بعدی، ما سراغ یکی از هیجان‌انگیزترین و کاربردی‌ترین بخش‌ها می‌رویم: آموزش ایجاد سند جدید، باز کردن فایل‌های قبلی و مدیریت حرفه‌ای ذخیره‌سازی. یاد می‌گیریم که چگونه فایل‌هایمان را طوری ذخیره کنیم که هیچ‌گاه نگران پاک شدن یا از دست رفتن اطلاعاتمان نباشیم.

آیا در حین گشت‌ و گذار در منوهای ورد سوالی برایتان پیش آمده؟ آیا بخشی هست که برایتان گنگ باشد؟ در قسمت نظرات بنویسید تا در مقاله بعدی به آن اشاره کنیم. ما همراه شما هستیم تا ورد را مثل یک حرفه‌ای کنترل کنید.